10.1. Хранение и обработка документов

10.1.1. Регистратор хранит документы, на основании которых были проведены операции в реестре, не менее пяти лет.

10.1.2. После десяти лет, если нет возможности дальнейшего хранения, оригиналы документов, на основании которых осуществлялись операции в реестре, Общество вправе уничтожить хранящиеся у него документы на бумажных носителях по акту уничтожения с описью уничтожаемых документов.

10.1.3. Общество, осуществляющее хранение документов и информации системы ведения реестра, обязано предоставлять информацию из реестра по запросам государственных органов и нотариусов, а также обязан предоставлять зарегистрированным лицам Уведомления о проведенных операциях по их лицевым счетам в порядке, определенном настоящими Правилами.

10.1.4. Общество идентифицирует обратившееся к нему зарегистрированное лицо путем сверки имени (полного наименования), адреса и реквизитов документа, удостоверяющего личность, или документа о государственной регистрации юридического лица, указанных в запросе на предоставление информации об операциях, с аналогичными данными, содержащимися в реестре владельцев ценных бумаг. В случае совпадения всех данных, указанных в запросе и в реестре, Общество не вправе требовать от обратившегося лица дополнительных действий, связанных с его идентификацией в качестве лица, зарегистрированного в реестре. В случае несовпадения всех или некоторых данных Общество вправе отказать в предоставлении информации, относящейся к реестру, либо потребовать от такого лица предоставления документов, подтверждающих факт того, что оно являлось (является) зарегистрированным лицом, или позволяющих идентифицировать обратившееся лицо как зарегистрированное лицо. Аналогичный порядок применяется в отношении лиц, являющихся наследодателями в случае обращения к Обществу наследников или нотариуса.

10.1.5. Общество вправе отказать в выдаче Уведомление, содержащих информацию об операциях, лицу, которое в период ведения реестра данным регистратором не являлось зарегистрированным в реестре лицом.

10.1.6. Документы и информация системы ведения реестра (включая журналы), которые были созданы в электронном виде или в процессе ведения реестра переведены в электронный вид, хранятся у Общества в течение всего периода действия.

10.1.7. В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление документа, связанного с реестром, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, Общество обязано по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе документ, содержание которого соответствует требованиям, действовавшим на момент его создания и/или помещения на хранение в электронном виде. Распечатанный документ удостоверяется подписью уполномоченного лица Общества и заверяется его печатью.

10.1.8. В случае отказа от исполнения операции в реестре по предоставленным документам (распоряжению), данные документы (распоряжение) передаются в архив Общества на хранение.

10.1.9. Общество осуществляет ведение реестра владельцев именных ценных бумаг в электронной форме и обеспечивает возможность просмотра и перевода на бумажный носитель любой входящей в состав реестра информации (документа), а также формирует её (его) резервные копии в электронном виде.

10.1.10. Общество должно обеспечить возможность группировки и нумерации входящей документации, регистрационный журнал в хронологическом порядке.

10.1.11. Электронные документы должны содержать информацию, соответствующую требованиям федеральных законов, а также нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

10.1.12. Способы восстановления данных в случае их утраты. В случае  утраты документов составляющих систему ведения реестра, зафиксированных на бумажных  носителях и (или) с использованием  электронных баз данных, Ответственный сотрудник выполняет следующие действия:

10.1.12.1. Не позднее следующего дня  с даты утраты уведомляет об этом генерального директора.

10.1.12.2. Опубликовывает сообщение в средствах массовой информации, если это необходимо в целях восстановления утраченных прав собственности.

10.1.12.3. Принимает меры к восстановлению утраченных данных в тридцатидневный срок с момента утраты, используя для этого копии баз данных.

10.1.13.  Меры противопожарной безопасности. В целях   обеспечения   пожарной  безопасности в помещениях Организации должна быть оборудована охранно-пожарная сигнализация, а также определены и оборудованы места, предназначенные для курения. В случае обнаружения  признаков  пожара необходимо  предпринять следующие действия: провести работы по остановке сервера,  выключить питание электроприборов, вынести сервер в безопасное помещение.

10.1.13.1. Сотрудники Общества обязаны соблюдать установленные порядок осмотра и  закрытия  помещений   после  окончания  работы,   порядок эвакуации  материальных  ценностей  в  случае пожара; соблюдать в служебных помещениях требования пожарной безопасности, поддерживать противопожарный  режим, курить только в специальных  отведенных  и оборудованных местах. По окончании работы обесточить все электроустановки и электроприборы (за исключением  охранно-пожарной сигнализации).

Каждый сотрудник при обнаружении  пожара или признаков  горения (запах гари, задымление, повышение температуры воздуха в помещении и т.п.) обязан  немедленно сообщить  об  этом по  телефону в  пожарную охрану (телефон 01).

10.1.13.2. В рамках обеспечения  противопожарной безопасности  сотрудникам Общества запрещается:

10.1.13.2.1. использовать  электроаппаратуру  и  приборы  в  условиях,  не соответствующих рекомендациям (инструкциям) предприятий-изготовителей, или имеющие   неисправности, могущие привести  к пожару, а также эксплуатировать  провода и кабели с поврежденной или потерявшей защитные свойства изоляцией;

10.1.13.2.2. устанавливать неисправные розетки и другие электроустановочные изделия;

10.1.13.2.3. сушить личные вещи на обогревательных приборах;

10.1.13.2.4. устанавливать обогревательные приборы около ЭВМ;

10.1.13.2.5. оставлять без присмотра включенные в сеть электронагревательные приборы;

10.1.13.2.6. использовать неисправные электроприборы;

10.1.13.2.7. применять нестандартные (самодельные) электроприборы.

Правила пожарной и электробезопасности являются обязательными для всех сотрудников Общества.

10.2. Особенности обработки электронных документов

В случае заключения соглашения об обмене электронными документами, распоряжения, подписанные электронной цифровой подписью согласно действующему законодательству об электронной цифровой подписи, могут предоставляться Обществу в электронном виде в соответствии с правилами, зафиксированными в соглашении об обмене электронными документами.

Формирование, отправка, прием и обработка электронных документов осуществляются Обществом в соответствии с порядком, предусмотренным настоящими Правилами и соглашением об обмене электронными документами, заключенным между участниками ЭДО (далее соглашение об обмене ЭД).

Электронный документ считается полученным или представленным с даты поступления электронного документа адресату.

При получении Обществом электронных документов производится их первичная обработка, включающая:

• проверку соответствия электронного адреса отправителя, адресу участника ЭДО, указанному в соглашении об обмене электронными документами;
• разархивирование и расшифрование электронных документов (процесс криптографического преобразования зашифрованных данных в открытые);
• удостоверение личности лица, от которого исходит документ, т.е. проверку соответствующим СКЗИ принадлежности ЭЦП в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи;
• проверку электронных документов на целостность;
• проверку правильности наименования файлов, согласно правилам наименования файлов, установленным в соглашении об обмене ЭД;
• проверку электронных документов на соответствие форматам, установленным соглашением об обмене ЭД.

В случае, если электронное сообщение поступило с электронного адреса, не соответствующего адресу отправителя, указанному в соглашении об обмене ЭД, или нет возможности его расшифровать, и/или проверка электронной цифровой подписи показала, что она не соответствует подписи отправителя, и/или электронное сообщение не зашифровано и/или не имеет электронной цифровой подписи отправителя, то такое электронное сообщение считается не полученным и не подлежит дальнейшей обработке и исполнению. В этих случаях Обществ отправляет уведомление Отправителю с указанием причины неполучения документа.

В случае положительного результата проверки целостности электронного документа, подлинности ЭЦП и соответствия документа установленным форматам электронный документ подлежит дальнейшей регистрации, экспертизе и обработке в соответствии с порядком предусмотренным настоящими Правилами.

В случае, если электронный документ успешно конвертирован (загружен) в учетную систему Общества, то Отправителю направляется соответствующее служебное сообщение.

Отметка об исполнении электронного документа фиксируется в электронной системе ведения реестра с указанием даты исполнения и Ф.И.О. сотрудника Общества, исполнившего документ, а в случаях получения бумажной копии документа указанная отметка проставляется на бумажном документе.

Учет электронных документов осуществляется путем ведения электронных журналов учета. Программные средства ведения журналов учета являются составной частью программного обеспечения для организации ЭДО.

10.3. Требования к бумажным копиям электронных документов.

Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются собственноручной подписью уполномоченного представителя участника ЭДО.

Бумажная копия электронного документа должна по своей форме и содержанию соответствовать требованиям законодательства, предъявляемым к соответствующему виду документов и содержать отметку, свидетельствующую о том, что это копия электронного документа.

Программные средства для преобразования электронного документа в бумажную копию являются неотъемлемой составной частью программного обеспечения, используемого при осуществлении электронного документооборота.

10.4. Хранение электронных документов и их резервное копирование.

Все электронные документы сформированные, отправленные и полученные при осуществлении электронного документооборота хранятся в формате, в котором они были сформированы, отправлены и получены.

Программное обеспечение, используемое Обществом при осуществлении электронного документооборота, предусматривает фиксирование даты и времени получения (отправки) электронных документов, наименование адресатов и возможность поиска документов по их реквизитам.

Срок хранения электронных документов не может быть менее сроков, установленных действующим законодательством для соответствующих документов в бумажном виде.

Хранение документов сопровождается хранением сертификатов ключей ЭЦП.

При ведении архива электронных документов, закрытых ключей шифрования и сертификатов ключей ЭЦП реализуются принципы резервного копирования и восстановления информации, предусмотренные Обществом.

10.5. Предоставление информации по требованию федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг